La digitalización del control de asistencia busca ofrecer mayor transparencia en las relaciones laborales, reducir conflictos por el pago de horas extras y fortalecer la protección de los derechos de los trabajadores. Sin embargo, especialistas advierten que su implementación también representa importantes desafíos para las empresas. Por ello el abogado Luis Diez de Bonilla nos explica todo lo que debes saber sobre este hecho.
Durante décadas, el registro de asistencia en los centros de trabajo se limitó a listas de papel, tarjetas perforadas o simples anotaciones realizadas por el personal administrativo. En muchos casos, estos sistemas eran suficientes para controlar la entrada y salida de los trabajadores; sin embargo, también abrían la puerta a errores, omisiones e incluso controversias cuando surgían conflictos laborales.
Hoy, la transformación digital está modificando esa realidad. El uso de plataformas electrónicas, aplicaciones móviles, relojes biométricos y sistemas automatizados para registrar la jornada laboral se ha convertido en una de las principales tendencias dentro del derecho laboral mexicano, impulsada por la necesidad de garantizar un mejor control de los horarios de trabajo y brindar mayor certeza tanto a empleadores como a empleados.
Aunque la Ley Federal del Trabajo ya establece la obligación del patrón de llevar un control de las jornadas laborales, el crecimiento del trabajo híbrido, el teletrabajo y el uso de herramientas digitales ha incrementado la importancia de contar con registros confiables que puedan servir como prueba en caso de una controversia.
El especialista en derecho laboral Luis Diez de Bonilla coincide en que el entorno laboral actual poco se parece al de hace apenas una década. Cada vez es más común que un trabajador inicie actividades desde su domicilio, continúe labores en campo y finalice su jornada desde una oficina o incluso durante un traslado. Este nuevo escenario ha obligado a las empresas a buscar mecanismos tecnológicos capaces de documentar de manera precisa los horarios de trabajo.
Los tradicionales relojes checadores han evolucionado hacia sistemas biométricos que utilizan huellas digitales, reconocimiento facial o aplicaciones móviles con geolocalización, permitiendo generar registros automáticos que reducen el margen de error humano. Además de agilizar la administración del personal, estos sistemas permiten conservar información histórica que puede consultarse en cualquier momento y que resulta especialmente útil cuando existe una reclamación relacionada con jornadas extraordinarias o incumplimientos laborales.
Uno de los principales problemas que enfrentan los tribunales laborales consiste en determinar cuántas horas trabajó realmente un empleado cuando existe una demanda por horas extras.
En numerosas ocasiones, trabajadores y patrones presentan versiones completamente distintas respecto al tiempo laborado. Mientras el trabajador asegura haber permanecido varias horas adicionales en su centro de trabajo, el patrón sostiene que la jornada concluyó conforme al horario establecido.
En estos casos, los registros de asistencia adquieren un valor probatorio fundamental.
“Cuando la empresa cuenta con controles electrónicos debidamente administrados, resulta mucho más sencillo acreditar los horarios efectivamente laborados. Por el contrario, la ausencia de registros puede complicar la defensa del empleador e incluso favorecer la versión presentada por el trabajador, dependiendo de las circunstancias específicas del caso y de las pruebas ofrecidas por ambas partes.” Afirma Luis Diez de Bonilla.
Por ello, cada vez más despachos especializados en derecho laboral recomiendan a las empresas fortalecer sus sistemas de control interno antes de enfrentar una eventual inspección o un procedimiento judicial.
No obstante, la adopción de estas herramientas también representa un desafío, particularmente para las micro y pequeñas empresas. Muchas organizaciones todavía operan con registros manuales debido al costo que implica adquirir equipos biométricos o contratar plataformas especializadas.
A ello se suma la necesidad de capacitar al personal encargado de administrar la información y establecer protocolos para proteger los datos personales de los trabajadores, especialmente cuando se utilizan elementos biométricos.
La legislación mexicana en materia de protección de datos obliga a las empresas a manejar este tipo de información bajo estrictas medidas de seguridad, evitando usos indebidos o filtraciones que puedan afectar la privacidad de los empleados.
Por ello, antes de implementar un sistema electrónico, resulta indispensable contar con avisos de privacidad claros y políticas internas que regulen el tratamiento de la información.
Agradecemos la información al abogado Luis Diez de Bonilla socio del despacho Diez de Bonilla Kuri y Asociados S.C.